Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Este documento contiene las políticas de tratamiento de datos personales tratados bajo la responsabilidad (o con responsabilidad compartida) de KLOUD SOLUTIONS SAS, empresa legalmente constituida en Colombia, identificada con NIT: 900739861-2.

Los titulares de los datos personales aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme a los términos de esta Política de Privacidad y nos autorizan a su tratamiento en los términos de esta política cuando proporciona los datos a través de los diferentes medios.

Kloud Solutions es una empresa de tecnología que presta servicios de software en la nube en la modalidad SAAS (Software As A Service). Por la naturaleza de la compañía, los datos personales de clientes y usuarios son almacenados en servidores sobre internet.

Kloud Solutions presume la veracidad de la información suministrada y no verifica, ni asume la obligación de verificar la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que sean cargados en sus sistemas.

Responsabilidad del Tratamiento de Datos

La responsabilidad del tratamiento de datos personales es compartida entre:

• Kloud Solutions SAS: se encarga de asegurar la privacidad y confidencialidad de los datos almacenados. El alcance de la responsabilidad y tratamiento se detalla más adelante.
• Proveedor(es) de servicios en la nube: sus políticas se anexan a este documento.
• Clientes de Kloud Solutions SAS: ingresan a los sistemas datos de terceros (usuarios). Los clientes, mediante su usuario y contraseña, pueden acceder a la información por ellos registrada. Es responsabilidad de cada cliente asegurar el correcto manejo de la información a la que ellos acceden.

Tipos de Datos Personales

Kloud Solutions almacena datos personales y sensibles de clientes y usuarios:

• Datos personales: identificación, nombres, lugar de nacimiento, estado civil, edad, dirección, teléfono, celular, correo electrónico. Estos datos pueden ser conocidos por el cliente y por otras personas o entidades, solo con autorización del cliente.
• Datos sensibles: características físicas, raza, ideología política, identidad sexual, religión. Toda información personal que pueda ser usada para discriminación.
• Datos de salud: historia clínica que incluye datos como: enfermedad actual, diagnósticos, examen físico, medidas antropométricas.

Tiempo de Almacenamiento

La información suministrada permanecerá almacenada por el término máximo necesario para permitir a Kloud Solutions cumplir con obligaciones contractuales y legales. Los clientes de Kloud Solutions que terminan relación contractual pueden descargar la información de sus usuarios y, en ese momento, la responsabilidad del tratamiento de dicha información es únicamente de ellos.

Cumplimiento Legal

Kloud Solutions SAS se acoge a la ley colombiana 1581 de 2012, la cual hace referencia al tratamiento y protección de datos personales. Para el software de Historia Clínica gMedic específicamente, Kloud Solutions se acoge a la resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud, la cual establece las normas para el manejo de la Historia Clínica.

Tratamiento de datos

Tratamiento de datos de clientes

Los datos personales de los clientes son ingresados a los sistemas de Kloud Solutions por ellos mismos. Es responsabilidad de Kloud Solutions:

• No divulgar los datos a terceros sin autorización del cliente.
• Garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de los datos.
• No usar la información del cliente para envío de información comercial, a menos que este lo autorice.

Tratamiento de datos de usuarios

Los usuarios son terceros ingresados por clientes de Kloud Solutions. Ej.: para el software de Historia Clínica gMedic, los usuarios son los pacientes; para el software CRM de Kloud Solutions, los usuarios son los clientes y proveedores.

Kloud Solutions garantiza la privacidad de los datos de usuarios y sólo accede a ellos para efectos de soporte técnico bajo autorización de los clientes.

Los clientes de Kloud Solutions deben aceptar los términos y condiciones contractuales, y por lo tanto aceptan esta política. Los clientes pueden acceder a datos personales y de salud de usuarios; luego es responsabilidad de ellos el manejo de dicha información. Un cliente de Kloud Solutions debe dar a conocer a sus usuarios esta política y adicionalmente, su propia política de privacidad. gMedic no almacena explícitamente datos sensibles que permitan discriminar a los usuarios; si el cliente decide almacenar dichos datos, lo hará bajo su propia responsabilidad.

Seguridad

Kloud Solutions tiene establecidas políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, independientemente del medio o formato donde se encuentre, de su ubicación temporal o permanente o de la forma en que ésta sea transmitida.

Los terceros contratados por nosotros están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.

Todo contrato con terceros (contratistas, empleados, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluirá un acuerdo de confidencialidad que detalle sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la información.

Elementos fundamentales de seguridad

• Acceso seguro a los servidores. Autenticación requerida con usuario y contraseña.
• Almacenamiento seguro de contraseñas en el servidor (SHA-256).
• Datos cifrados entre el cliente y el servidor (HTTPS/TLS). Certificados de confianza firmados por entidades autorizadas.
• Acceso restringido a los servidores y bases de datos.
• Auditoría de los datos modificados. Permite identificar qué usuario consulta, modifica o elimina datos de clientes/usuarios.

Fecha de última modificación a este documento: septiembre de 2018.